Mọi doanh nghiệp đều cần một kế hoạch ngân sách rõ ràng và chính xác để đảm bảo hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, không phải nhà quản lý nào cũng có đủ kiến thức và kỹ năng để lập ngân sách một cách hiệu quả, điều này có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt tài chính và lãng phí không cần thiết. Bài viết này từ kế toán Vina sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp doanh nghiệp xây dựng một kế hoạch ngân sách hoàn chỉnh, từ đó giảm thiểu các rủi ro tài chính và tối ưu hóa nguồn lực.
Định nghĩa và mục đích kế hoạch ngân sách
Ngân sách là gì?
Ngân sách là một danh sách toàn diện bao gồm tất cả các khoản chi phí và doanh thu được xác định trước theo kế hoạch của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân. Việc sử dụng ngân sách một cách hiệu quả có tầm quan trọng vô cùng lớn đối với mọi cá nhân và doanh nghiệp.
Hiện nay, có năm loại ngân sách phổ biến:
- Ngân sách tổng thể (Master Budget): Là tổng hợp ngân sách của từng phòng ban và toàn doanh nghiệp, cung cấp cho CEO cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của tổ chức.
Ngân sách hoạt động (Operating Budget): Là ngân sách ước tính cho quá trình vận hành, giúp dự toán và phân tích chi phí, doanh thu từ các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. - Ngân sách dự báo dòng tiền (Cash Flow Budget): Dự toán dòng chảy tiền tệ, nhằm xác định số tiền lưu động trong doanh nghiệp trong một khoảng thời gian xác định.
- Ngân sách tài chính (Financial Budget): Mang tính chiến lược, ngân sách này nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực, giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, thu chi và dòng tiền.
- Ngân sách cố định (Static Budget): Là loại ngân sách mà các yếu tố như doanh số, lợi nhuận và tồn kho có thể thay đổi, những số liệu của ngân sách này vẫn giữ nguyên.
Kế hoạch ngân sách là gì?
Kế hoạch ngân sách là bản dự báo và tính toán các khoản chi phí, lợi nhuận mà doanh nghiệp dự kiến đạt được trong một khoảng thời gian nhất định trong tương lai. Kế hoạch ngân sách được chia thành hai loại: kế hoạch ngân sách ngắn hạn (từ vài tháng đến 1 năm) và kế hoạch ngân sách dài hạn (từ 3 đến 10 năm). Kế hoạch càng chi tiết và tối ưu, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp càng cao.
Vì sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch ngân sách?
Mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách và kế hoạch kinh doanh
Kế hoạch ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc định lượng hóa các nội dung của kế hoạch kinh doanh, đồng thời đo lường các nguồn lực tài chính cần thiết để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Dựa trên ngân sách dự kiến, ban lãnh đạo có thể điều chỉnh kế hoạch kinh doanh và sau đó quay lại điều chỉnh ngân sách cho phù hợp.
Ngoài ra, từ doanh thu và chi phí dự kiến trong kế hoạch ngân sách, doanh nghiệp sẽ thiết lập một loạt quy tắc hoạt động mà nhân viên cần tuân theo trong suốt cả năm.
Ngân sách cũng là công cụ quan trọng để đo lường và đánh giá hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp cũng như từng bộ phận. Việc so sánh thường xuyên giữa kế hoạch ban đầu và thực tế—về doanh thu và chi phí—giúp doanh nghiệp hiểu rõ tình hình hoạt động và khả năng đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Khi đó, ban lãnh đạo có thể điều chỉnh ngân sách hoặc lập một kế hoạch kinh doanh ngắn hạn mới để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Các vai trò khác của ngân sách doanh nghiệp
- Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Quá trình lập kế hoạch ngân sách tổng thể yêu cầu xác định cụ thể nguồn lực cần thiết cho từng bộ phận để thực hiện các hoạt động trong kế hoạch, như dự báo số lượng nhân công và khối lượng nguyên vật liệu. Điều này giúp đảm bảo nguồn lực của doanh nghiệp được phân bổ hợp lý và cân đối giữa các bộ phận.
- Kiểm soát chi phí: Ngân sách giúp doanh nghiệp chủ động hơn và buộc phải thực hiện các quyết định chi tiêu một cách chặt chẽ. Bằng cách so sánh thường xuyên giữa chi phí thực tế và dự kiến trong ngân sách, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định vấn đề và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
- Quản lý dòng tiền: Thông qua việc lập kế hoạch thu chi trong ngân sách, doanh nghiệp có thể quản lý dòng tiền hiệu quả, đảm bảo luôn có đủ nguồn lực để duy trì hoạt động hàng ngày và đầu tư vào những cơ hội trong tương lai.
- Tạo động lực cho nhân sự: Nhìn vào ngân sách, tất cả nhân sự trong doanh nghiệp đều hiểu rõ mục tiêu và kế hoạch của tổ chức, từ đó có thêm động lực để đóng góp vào thành công chung. Đồng thời, một ngân sách đầy thách thức có thể kích thích tinh thần làm việc của nhân viên, khuyến khích họ nỗ lực hơn nữa để đạt được các mục tiêu.
- Kết nối các bộ phận: Trong quá trình hoàn thiện kế hoạch ngân sách, các bộ phận trong doanh nghiệp có cơ hội hiểu biết và phối hợp với nhau, từ đó đưa ra các quyết định tốt nhất. Ví dụ, bộ phận kinh doanh có thể dựa vào ý kiến từ bộ phận chăm sóc khách hàng để đưa ra dự báo doanh số bán hàng, và chia sẻ thông tin này với bộ phận sản xuất.
Nguyên tắc và quan điểm cơ bản khi lập kế hoạch ngân sách
Để lập ngân sách hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc sau:
- Tính thực tế: Ngân sách nên được xây dựng dựa trên số liệu tài chính lịch sử, phân tích thị trường và dự đoán hợp lý. Tránh ước tính quá lạc quan hoặc bi quan để đảm bảo tính khả thi và thực tế của ngân sách.
- Tính linh hoạt: Ngân sách cần có độ linh hoạt nhất định để dễ dàng điều chỉnh khi có biến động xảy ra trên thị trường hoặc trong nội bộ doanh nghiệp.
- Tính toàn diện: Các khoản ngân sách cần được phân bổ theo thứ tự ưu tiên, tập trung vào những hoạt động mang lại giá trị cao nhất hoặc phù hợp với chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Đồng thời, ngân sách hiệu quả nên tính đến các rủi ro tiềm ẩn và dự trù khoản dự phòng để ứng phó với những tình huống bất ngờ.
- Tính minh bạch: Quy trình lập ngân sách cần được thực hiện một cách rõ ràng và minh bạch, với sự tham gia của các bộ phận liên quan. Điều này không chỉ giúp đảm bảo sự phối hợp mà còn nâng cao trách nhiệm giải trình trong quá trình thực hiện.
Hướng dẫn cách lập ngân sách và dự báo tài chính cho doanh nghiệp mới
Bước 1: Xác định mục tiêu tài chính
Trước khi bắt tay vào lập kế hoạch tài chính, người lãnh đạo cần xác định rõ ràng mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc đặt ra các chỉ tiêu cụ thể về lợi nhuận, doanh thu, tăng trưởng hoặc lợi tức đầu tư. Những mục tiêu tài chính này sẽ định hình toàn bộ quá trình lập kế hoạch và quản lý tài chính.
Ví dụ: Mục tiêu tài chính của một công ty công nghệ có thể là tăng trưởng doanh thu 30% trong năm tới thông qua việc mở rộng thị trường và phát triển sản phẩm mới.
Bước 2: Phân tích tình hình tài chính hiện tại
Để xây dựng một kế hoạch tài chính hiệu quả, nhà quản lý cần tiến hành phân tích tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xem xét báo cáo tài chính, các chỉ số tài chính và thông tin liên quan. Quá trình này giúp hiểu rõ về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, cũng như các yếu tố quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền, cấu trúc vốn và nợ.
Ví dụ: Giám đốc tài chính của một công ty nhận thấy rằng báo cáo lợi nhuận ròng đã giảm 7% trong năm qua, dòng tiền từ hoạt động kinh doanh giảm 10 triệu USD, và tỷ suất lợi nhuận trên tài sản giảm 1%. Qua phân tích này, họ có thể nhận ra rằng lợi nhuận đang tăng trưởng chậm và cần tăng cường quản lý rủi ro.
Bước 3: Xây dựng báo cáo tài chính cho tương lai
Dựa trên mục tiêu tài chính và phân tích tình hình hiện tại, doanh nghiệp cần xây dựng báo cáo tài chính dự kiến cho tương lai. Điều này bao gồm việc dự báo doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền trong một khoảng thời gian cụ thể. Dự báo tài chính chính xác sẽ giúp định rõ nguồn tài chính cần thiết và hình thành kế hoạch tài chính.
Ví dụ: Một công ty sản xuất cần xây dựng báo cáo tài chính dự kiến cho năm tới, cụ thể là dự báo doanh thu 30 triệu USD từ các hợp đồng mới, chi phí vận hành 25 triệu USD, và lợi nhuận ròng 5 triệu USD.
Bước 4: Xác định nguồn vốn có sẵn và dự kiến
Nhà lãnh đạo cần xác định các nguồn vốn có sẵn cũng như dự kiến trong tương lai. Điều này bao gồm đánh giá các nguồn tài chính nội bộ như vốn chủ sở hữu, thu nhập từ hoạt động kinh doanh, và quản lý dòng tiền. Ngoài ra, cũng cần xem xét các nguồn tài chính bên ngoài như vốn vay từ ngân hàng, phát hành cổ phiếu, hoặc tìm kiếm đối tác đầu tư.
Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp có nguồn vốn hiện tại là 75% từ các nhà đầu tư và 25% từ thu nhập hoạt động. Công ty cũng đang xem xét khả năng huy động vốn từ việc phát hành cổ phiếu hoặc vay ngân hàng.
Bước 5: Lập ngân sách cụ thể cho từng hoạt động
Dựa trên báo cáo tài chính dự kiến và nguồn vốn có sẵn, giám đốc tài chính cần lập ngân sách cụ thể cho từng hoạt động của doanh nghiệp. Việc phân bổ nguồn lực tài chính cho các hoạt động như tiếp thị, nghiên cứu, phát triển, quản lý rủi ro và đầu tư sẽ giúp tổ chức định rõ mục tiêu, phân công trách nhiệm và quản lý tài chính hiệu quả.
Ví dụ: Một công ty bán lẻ xây dựng ngân sách cho hoạt động tiếp thị, với 20 nghìn USD cho quảng cáo trực tuyến, chi phí marketing và khảo sát thị trường. Ngân sách này đảm bảo nguồn lực tài chính được sử dụng hiệu quả trong hoạt động tiếp thị.
Bước 6: Quản lý dòng tiền doanh nghiệp
Giám đốc tài chính cần chú trọng quản lý dòng tiền để đảm bảo hoạt động tài chính luôn được tuần hoàn. Quá trình này bao gồm theo dõi thu chi hàng ngày, quản lý chu kỳ thu chi, dự báo và dự trù dòng tiền trong tương lai, cũng như tối ưu hóa quỹ tiền mặt.
Ví dụ: Công ty dịch vụ tài chính thực hiện quản lý dòng tiền để đảm bảo ổn định và đủ quỹ tiền mặt. Trong quý này, công ty có thu nhập 50 nghìn USD và chi tiêu 30 nghìn USD, tạo ra dòng tiền dương 20 nghìn USD.
Bước 7: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh định kỳ
Cuối cùng, doanh nghiệp cần giám sát và đánh giá kế hoạch tài chính thường xuyên để đạt được hiệu quả tốt nhất. Các hoạt động trong bước này bao gồm so sánh các số liệu thực tế với dự kiến, phân tích hiệu suất tài chính, đánh giá rủi ro và cơ hội mới… Từ đó, điều chỉnh kế hoạch tài chính theo nhu cầu và điều kiện mới. Quá trình này giúp giữ cho kế hoạch tài chính luôn linh hoạt và phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi.
Ví dụ: Giám đốc tài chính của một công ty sản xuất so sánh kết quả thực tế về doanh thu, chi phí và lợi nhuận với dự kiến và nhận thấy giảm 5%. Dựa trên phân tích, CFO có thể đánh giá hiệu suất tài chính và điều chỉnh kế hoạch bằng cách tối ưu hóa chi phí hoặc tăng cường hoạt động bán hàng để đạt kết quả tốt hơn.
Các phương pháp để phân tích, rà soát ngân sách chi tiết
Sử dụng phương pháp phân tích chiều ngang: Doanh nghiệp cần thực hiện phân tích chiều ngang bằng cách so sánh số liệu thực tế với số liệu ngân sách. Qua việc đánh giá từng dòng số liệu, nhà quản trị có thể xác định tỷ lệ phần trăm thay đổi so với kế hoạch, từ đó đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Việc thường xuyên kiểm tra và tìm hiểu nguyên nhân của những biến động bất thường trong số liệu là rất quan trọng, giúp đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Áp dụng công cụ hỗ trợ lập ngân sách: Doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ và hệ thống báo cáo thống nhất để hỗ trợ việc tổng hợp ngân sách. Các biểu mẫu được thiết kế phù hợp với chức năng của từng bộ phận sẽ giúp việc nhập liệu và kiểm soát số liệu ngân sách trở nên thuận tiện hơn, từ đó nâng cao hiệu quả lập ngân sách.
Yêu cầu báo cáo và giải trình: Các đơn vị và bộ phận trong doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo định kỳ về việc thực hiện số liệu ngân sách, đồng thời giải trình về những chênh lệch bất thường nếu có. Quy trình này không chỉ giúp phát hiện sớm các vấn đề mà còn đưa ra các biện pháp điều chỉnh cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp vẫn đi đúng hướng theo chiến lược đã đặt ra.
Báo cáo thường xuyên và kịp thời: Doanh nghiệp cần cập nhật số liệu ngân sách và xây dựng hệ thống thông tin báo cáo chính xác và kịp thời. Điều này giúp báo cáo tình hình thực hiện của doanh nghiệp và các phòng ban, đáp ứng nhu cầu giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của ban giám đốc, từ đó hỗ trợ sự vận hành hiệu quả của doanh nghiệp.
Lời kết
Lập kế hoạch ngân sách là một yếu tố thiết yếu trong quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp xác định mục tiêu, phân bổ tài nguyên hợp lý và kiểm soát chi phí hiệu quả. Hy vọng rằng bài viết từ Kế toán Vina đã mang đến cho bạn những kiến thức bổ ích về quy trình lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp. Hoặc có thể liên hệ qua hotline 0788555247 hoặc gmail: info@ketoanvina.vn để được tư vấn chi tiết hơn