Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp trở thành một nhu cầu thiết yếu để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh, mở rộng thị trường hoặc cải thiện điều kiện làm việc.Tuy nhiên, việc thay đổi địa chỉ không chỉ đơn thuần là chuyển chỗ ở, mà còn kéo theo nhiều thủ tục pháp lý cần thực hiện, đặc biệt là các quy định liên quan đến thuế. Do đó, bài viết này của kế toán Vina sẽ tổng hợp những chú ý và tuân thủ các quy định pháp luật để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.
Trường hợp chuyển trụ sở khác tỉnh
Khi một doanh nghiệp quyết định chuyển địa điểm kinh doanh sang quận khác, sẽ có hai trường hợp chính xảy ra:
Đối với doanh nghiệp do Cục thuế quản lý
Đối với các doanh nghiệp thuộc sự quản lý của Cục Thuế, việc thay đổi địa chỉ sang quận khác không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Do đó, thủ tục thực hiện sẽ tương tự như khi thay đổi địa chỉ trong cùng một quận. Doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ lên Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) tỉnh để xin cấp lại giấy phép kinh doanh theo địa chỉ mới. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tham khảo bài viết về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận của Kế toán Vina.
Ví dụ: Các doanh nghiệp thuộc diện quản lý của Cục Thuế bao gồm công ty có vốn đầu tư nước ngoài, công ty kinh doanh bất động sản, công ty kiểm toán, công ty tài chính, và công ty chứng khoán.
Đối với doanh nghiệp do Chi cục thuế quản lý
Đối với những doanh nghiệp do Chi Cục Thuế quản lý, việc chuyển địa chỉ sang quận khác sẽ dẫn đến sự thay đổi trong cơ quan thuế quản lý. Thủ tục thay đổi địa chỉ trong trường hợp này sẽ bao gồm ba bước chính:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty và nộp lên Sở KH&ĐT.
- Bước 2: Thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận hoặc quyết toán thuế tại quận cũ.
- Bước 3: Tiến hành các thủ tục thuế tại quận/huyện mới.
Việc hiểu rõ các quy trình và thủ tục này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi một cách hiệu quả và hợp pháp.
Hồ sơ chuyển địa điểm kinh doanh khác tỉnh
Để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sang quận khác, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty sang quận/huyện mới.
- Giấy ủy quyền: Cần thiết nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của công ty.
- Bản sao công chứng CCCD/CMND: Của người được ủy quyền nộp hồ sơ.
- Quyết định thay đổi địa chỉ: Đối với công ty TNHH 1 thành viên và doanh nghiệp tư nhân, cần có quyết định từ chủ sở hữu.
- Biên bản họp và quyết định thay đổi địa chỉ: Cần có biên bản họp và quyết định cho công ty TNHH từ 2 thành viên và công ty hợp danh.
- Biên bản họp và quyết định thay đổi địa chỉ: Đối với công ty cổ phần, cần có biên bản họp và quyết định từ đại hội đồng cổ đông.
Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền có thể nộp hồ sơ theo hai cách sau:
- Nộp hồ sơ trực tiếp: Tại Bộ phận Một cửa - Sở KH&ĐT tỉnh nơi đặt trụ sở chính.
- Nộp hồ sơ online: Trên trang https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.
Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ được xác nhận hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới cho công ty.
Thủ tục chuyển trụ sở công ty sang tỉnh khác
Theo chia sẻ từ Kế toán Vina, khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ sang quận khác, điều này sẽ dẫn đến sự thay đổi trong cơ quan thuế quản lý. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục thuế với cả cơ quan thuế quận cũ và quận mới.
Thủ tục thuế tại quận/ huyện cũ
Tại cơ quan thuế quản lý hiện tại, doanh nghiệp cần tiến hành những bước sau:
- Thực hiện thủ tục chốt thuế hoặc quyết toán thuế: Doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ thuế để xác định xem có phải thực hiện quyết toán hay chỉ cần chốt thuế.
- Nộp hồ sơ xin chuyển quận: Gửi hồ sơ chuyển quận đến cơ quan thuế.
Cụ thể về thủ tục thuế tại cơ quan thuế quận/huyện cũ:
Thủ tục quyết toán thuế
Quyết toán thuế là quá trình mà cơ quan thuế kiểm tra toàn bộ hóa đơn, chứng từ và sổ sách kế toán của doanh nghiệp từ thời điểm quyết toán trước đến nay. Nếu phát hiện những sai sót trong kê khai làm giảm số thuế phải nộp, thanh tra thuế sẽ tính toán lại và có thể áp dụng xử phạt.
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần quyết toán thuế khi chuyển quận; chỉ những doanh nghiệp được yêu cầu mới cần thực hiện thủ tục này. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều Chi cục Thuế quận/huyện yêu cầu doanh nghiệp quyết toán khi chuyển địa điểm.
Ví dụ:
- Tại Hà Nội, nếu doanh nghiệp có phát sinh doanh thu khi chuyển sang quận khác (như Cầu Giấy, Tây Hồ), bắt buộc phải quyết toán thuế. Ngược lại, nếu doanh nghiệp ít phát sinh hoặc chưa có doanh thu, chỉ cần thực hiện thủ tục chốt thuế.
- Tại TP. HCM, doanh nghiệp dù có phát sinh doanh thu hay không đều phải thực hiện quyết toán thuế trước khi chuyển địa điểm kinh doanh.
Thủ tục chốt thuế chuyển quận
Khi nhận thông báo từ doanh nghiệp về việc chuyển quận, cán bộ thuế sẽ kiểm tra lại toàn bộ tờ khai, báo cáo thuế và yêu cầu doanh nghiệp thực hiện các bước sau:
- Nếu doanh nghiệp đã mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nhưng chưa sử dụng hết, cần nộp công văn hủy chứng từ đó tới cơ quan thuế.
- Nộp lại các loại tờ khai, báo cáo thuế còn thiếu hoặc sai sót (nếu có) theo yêu cầu.
- Đảm bảo nộp đầy đủ các khoản thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt (nếu có) đến thời điểm chuyển quận.
Nộp hồ sơ xin chuyển quận tới cơ quan thuế
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản photo không cần công chứng).
- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu người đại diện không tự đi nộp).
- Bản sao CCCD/CMND của người nộp hồ sơ.
Thời gian giải quyết hồ sơ chuyển quận tại Chi cục Thuế là từ 10 - 15 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ. Do đó, doanh nghiệp nên nộp hồ sơ ngay khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Sau khi hoàn thành thủ tục chốt hoặc quyết toán thuế, cơ quan thuế sẽ xem xét và cấp thông báo về việc chuyển địa điểm kinh doanh theo mẫu 09-MST.
Lưu ý: Hồ sơ xin chuyển quận có thể khác nhau tùy theo yêu cầu của từng cơ quan thuế. Tại Hà Nội, cơ quan thuế chỉ yêu cầu nộp mẫu 08-MST, trong khi thủ tục này cũng có thể thực hiện qua mạng.
Thủ tục thuế tại quận/ huyện mới
Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến, doanh nghiệp cần nộp các tài liệu sau:
- Mẫu 09-MST: Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm kinh doanh (do cơ quan thuế quận cũ cấp).
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (bản photo không cần công chứng).
Lưu ý: Không phải tỉnh nào cũng yêu cầu nộp mẫu 09-MST và bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp nên liên hệ với cán bộ thuế tại quận/huyện mới để tìm hiểu trước khi thực hiện.
Điều kiện chuyển trụ sở khác tỉnh
Điều kiện chuyển đổi nơi hoạt động của doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp muốn chuyển đổi địa điểm hoạt động, cần lưu ý không thuộc vào các trường hợp bị pháp luật cấm, bao gồm:
- Có thông báo hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Việc này có thể xảy ra khi doanh nghiệp vi phạm các quy định liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Đang trong quá trình giải thể: Nếu doanh nghiệp đã có Quyết định giải thể, việc chuyển địa điểm sẽ không được phép.
- Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền: Bao gồm các yêu cầu từ Tòa án, Cơ quan thi hành án, hoặc Cơ quan điều tra.
- Đang trong tình trạng pháp lý “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký”: Doanh nghiệp không được chuyển địa điểm nếu không còn hoạt động hợp pháp.
Về địa chỉ đặt trụ sở mới
Khi lựa chọn địa chỉ cho trụ sở mới, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau:
- Nằm trên lãnh thổ Việt Nam: Địa điểm phải thuộc quyền quản lý của Nhà nước Việt Nam.
- Có địa chỉ cụ thể: Cần có số nhà, tên đường, phường/xã rõ ràng để đảm bảo tính hợp lệ.
- Nếu chưa có số nhà hoặc tên đường: Doanh nghiệp cần có xác nhận từ cơ quan địa phương về địa chỉ tạm thời.
- Có thể đặt trụ sở tại chung cư thương mại: Tuy nhiên, cần kiểm tra giấy phép xây dựng và các quy định liên quan để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Xử phạt khi không thông báo thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh
Khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở nhưng không thông báo đúng quy định với cơ quan nhà nước, có thể gặp phải những hậu quả sau:
- Không đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới: Doanh nghiệp sẽ không được công nhận hoạt động hợp pháp tại địa chỉ mới, gây khó khăn cho mọi giao dịch và hợp đồng.
- Đóng mã số thuế: Nếu cơ quan thuế tiến hành kiểm tra và không phát hiện doanh nghiệp hoạt động tại trụ sở cũ, doanh nghiệp có thể bị đóng mã số thuế, dẫn đến việc không thể thực hiện nghĩa vụ thuế.
- Bị phạt do chậm thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh: Doanh nghiệp sẽ phải chịu phạt vì không thực hiện nghĩa vụ thông báo thay đổi địa chỉ trong thời hạn quy định.
Lời kết
Trên đây là những thông tin cần thiết về việc thay đổi địa điểm kinh doanh và trụ sở công ty sang tỉnh khác. Nếu doanh nghiệp còn bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ với Kế toán Vina qua hotline 0788555247 hoặc gmail: info@ketoanvina.vn để được giải đáp và tư vấn kịp thời. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh.