Liệu doanh nghiệp có bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng công ty không? Cách sử dụng tài khoản công ty như thế nào? Và những lợi ích mà tài khoản này mang lại cho doanh nghiệp là gì? Kế toán Vina sẽ giúp bạn giải đáp tất cả những thắc mắc này trong bài viết dưới đây.
Có bắt buộc mở tài khoản doanh nghiệp không?
Pháp luật hiện hành không quy định rõ ràng việc doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên, khoảng 90% Chi cục Thuế yêu cầu doanh nghiệp nộp thuế qua hình thức điện tử nhằm giảm bớt tình trạng quá tải trong thủ tục hành chính. Hơn nữa, việc có tài khoản ngân hàng sẽ tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong các giao dịch với khách hàng và đối tác. Do đó, mặc dù không bắt buộc, mở tài khoản ngân hàng vẫn là một bước đi cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là gì?
Tài khoản ngân hàng phục vụ cho nhiều đối tượng, nhưng chủ yếu được phân thành hai nhóm chính:
Tài khoản cá nhân
Tài khoản cá nhân đã trở nên quen thuộc với hầu hết mọi người, vì mỗi người thường có ít nhất một tài khoản tại một ngân hàng để thực hiện các hoạt động gửi tiền, giữ tiền và thanh toán hàng ngày.
Tài khoản công ty, doanh nghiệp
Tương tự như tài khoản cá nhân, nhưng tài khoản công ty lại thuộc về một pháp nhân như công ty TNHH, công ty cổ phần hoặc doanh nghiệp tư nhân. Mục đích của việc mở tài khoản công ty chủ yếu là để thực hiện giao dịch và thanh toán các chi phí như lương nhân viên, chi phí thuê mặt bằng, điện nước, v.v.
Theo Thông tư 02/2019/TT-NHNN: “Tài khoản thanh toán của tổ chức là tài khoản do khách hàng là tổ chức mở tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Chủ tài khoản thanh toán của tổ chức là tổ chức mở tài khoản. Người đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền (gọi chung là người đại diện hợp pháp) của tổ chức mở tài khoản thanh toán thay mặt tổ chức đó thực hiện các giao dịch liên quan đến tài khoản thanh toán trong phạm vi đại diện.”
“Các tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam bao gồm: tổ chức pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh và các tổ chức khác được phép mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định của pháp luật.”
Cách sử dụng tài khoản doanh nghiệp
Rút tiền từ tài khoản công ty
Việc rút tiền từ tài khoản công ty để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không đơn giản như với tài khoản cá nhân. Để thực hiện việc này, bạn cần sử dụng Séc. Doanh nghiệp có thể đăng ký mua Séc tại ngân hàng nơi đã mở tài khoản. Séc rút tiền phải được đóng dấu mộc của công ty, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật, và thông tin của người đi rút tiền để ngân hàng chấp nhận.
Chuyển tiền từ tài khoản công ty đúng và hợp pháp
Thực tế cho thấy, do thiếu hiểu biết về luật kế toán và thuế, nhiều cá nhân đã sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán cho nhà cung cấp, hoặc dùng tài khoản công ty cho các mục đích cá nhân, gây ra nhiều rủi ro nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Một số lỗi phổ biến bao gồm:
- Tài khoản công ty nhận tiền từ tài khoản cá nhân.
- Giám đốc chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của đối tác.
- Giám đốc chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của mình.
- Chuyển tiền từ tài khoản cá nhân của doanh nghiệp sang tài khoản công ty hoặc tài khoản cá nhân của người khác.
Việc chuyển hoặc nhận tiền không đúng cách qua tài khoản công ty có thể ảnh hưởng đến sổ sách kế toán và khiến doanh nghiệp bị phạt vì vi phạm hành chính theo quy định tại điều 10 Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
Vì vậy, khi thực hiện giao dịch với tài khoản công ty, các chủ doanh nghiệp nên tuân thủ hai nguyên tắc sau:
- Chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty của đối tác.
- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản từ tài khoản cá nhân sang tài khoản cá nhân đối với các khoản chi không có hóa đơn (hình thức này được xem như thanh toán tiền mặt).
Cách khắc phục sai phạm khi sử dụng sai tài khoản doanh nghiệp
Tùy thuộc vào từng trường hợp vi phạm khi sử dụng tài khoản công ty, cách khắc phục sẽ có sự khác biệt. Kế toán Vina sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách xử lý cho từng tình huống cụ thể dưới đây:
Trường hợp 1: Chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân
Công ty là một pháp nhân độc lập, do đó việc chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân được xem là hành vi sai phạm, bất kể mục đích sử dụng.
Rủi ro có thể xảy ra:
- Không thể phân biệt rõ ràng giữa chi phí cho hoạt động kinh doanh và chi phí cá nhân, gây khó khăn trong việc theo dõi tình hình tài chính và lãi lỗ.
- Tăng nguy cơ bị chiếm đoạt tài sản công ty cho mục đích cá nhân.
- Có khả năng bị xử phạt hành chính theo quy định về chứng từ kế toán tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
- Có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây ra hậu quả nghiêm trọng, theo Bộ luật hình sự số 100/2015/QH13.
Biện pháp khắc phục:
- Đối với doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH 1 thành viên (giám đốc là chủ sở hữu):
- Sử dụng giấy đề nghị tạm ứng cho số tiền nhỏ.
- Lập hợp đồng mượn tiền giữa công ty và giám đốc hoặc giữa cá nhân và công ty.
- Đối với công ty TNHH 1 thành viên (giám đốc và chủ sở hữu khác nhau), công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp doanh, và công ty liên doanh:
- Thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ đối với tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- Mỗi lệnh chuyển tiền cần có chữ ký của các bên có thẩm quyền, ví dụ, tối thiểu phải có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng và cá nhân thực hiện nhiệm vụ (nếu có).
Trường hợp 2: Sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán chi phí của công ty
Các khoản thanh toán từ tài khoản cá nhân cho chi phí doanh nghiệp sẽ không được tính vào chi phí khi quyết toán và không thể khấu trừ thuế GTGT đối với:
- Hóa đơn từ 20.000.000 đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT).
- Tổng giá trị hóa đơn đầu vào xuất cùng một ngày của cùng một công ty từ 20.000.000 đồng trở lên.
Nếu doanh nghiệp vẫn kê khai thuế GTGT cho những khoản chi phí này, rủi ro có thể xảy ra bao gồm:
- Bị cơ quan thuế loại trừ chi phí.
- Bị truy thu thuế TNDN và thuế GTGT phát sinh.
- Bị phạt chậm nộp 0.03%/ngày (tính từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế) và phạt vi phạm hành chính 20% số thuế truy thu (theo Khoản 2 Điều 10 Nghị định 129/2013/NĐ-CP).
Biện pháp khắc phục:
- Công ty nên ra quyết định ủy quyền cho cá nhân thực hiện thanh toán hoặc quy định rõ trong quy chế công ty.
- Chủ động loại bỏ các chi phí và thuế GTGT khi lập báo cáo thuế, báo cáo quyết toán cuối năm để tránh bị truy thu và xử phạt.
- Nếu doanh nghiệp phát hiện thanh toán nhầm tài khoản, có thể hợp thức hóa bằng cách liên hệ với đối tác để thanh toán chuyển khoản từ tài khoản công ty và nhận lại khoản thanh toán ban đầu từ tài khoản cá nhân.
Lưu ý:
Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phải có thông tin của doanh nghiệp, kèm theo chứng từ chuyển tiền từ tài khoản cá nhân và chứng từ chuyển tiền từ doanh nghiệp sang cá nhân để đảm bảo tính hợp pháp.
Nên mở tài khoản doanh nghiệp ở ngân hàng nào?
Nên mở tài khoản doanh nghiệp ở ngân hàng nào?
Hiện nay, có rất nhiều ngân hàng dành cho doanh nghiệp lựa chọn, như Vietcombank, ACB, MB, và BIDV. Mỗi ngân hàng sẽ có quy trình đăng ký mở tài khoản khác nhau. Tuy nhiên, thông thường, giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật cần mang theo các giấy tờ cần thiết đến ngân hàng để hoàn tất thủ tục.
Dịch vụ mở tài khoản ngân hàng công ty tại Kế toán Vina
Kế toán Vina đã thiết lập mối quan hệ hợp tác với một số ngân hàng nhằm đơn giản hóa quy trình đăng ký mở tài khoản cho doanh nghiệp.
Hiện tại, Kế toán Vina hỗ trợ thực hiện thủ tục mở tài khoản ngân hàng tại chỗ và hoàn toàn miễn phí cho những doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thành lập công ty tại Kế toán Vina.
Vì vậy, nếu bạn đang có kế hoạch mở công ty và muốn tiết kiệm chi phí cũng như thời gian, đồng thời hoàn tất nhiều thủ tục quan trọng cùng một lúc, hãy liên hệ ngay với Kế toán Vina!
Các câu hỏi thường gặp về tài khoản doanh nghiệp
Tài khoản công ty, doanh nghiệp là gì?
Tài khoản công ty, doanh nghiệp là tài khoản thanh toán được mở tại các ngân hàng thương mại hoặc tổ chức tín dụng, phục vụ cho mục đích thực hiện các giao dịch và thanh toán của công ty. Các giao dịch này bao gồm: nộp thuế, thanh toán lương cho nhân viên, và chi trả các hóa đơn điện, nước, cũng như chi phí thuê mặt bằng.
Có cần đăng ký tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế không?Có. Khi thực hiện đăng ký mở tài khoản ngân hàng, cũng như khi thêm hoặc thay đổi thông tin tài khoản, bạn cần thông báo với cơ quan quản lý thuế trực tiếp.
Chuyển tiền từ tài khoản cá nhân sang tài khoản công ty có được không?
Được. Tuy nhiên, bạn không nên thực hiện việc chuyển tiền từ tài khoản cá nhân sang tài khoản công ty. Nếu không thực hiện đúng cách, điều này có thể ảnh hưởng đến sổ sách kế toán của công ty và dẫn đến các hình phạt hành chính.
Không đăng ký tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch và Đầu tư có bị phạt không?Không. Kể từ ngày 01/05/2021, khi doanh nghiệp đăng ký mở tài khoản ngân hàng hoặc thay đổi thông tin tài khoản, không cần phải thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư, theo quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Nên mở tài khoản công ty ở ngân hàng nào?
Doanh nghiệp có thể đăng ký mở tài khoản công ty tại bất kỳ ngân hàng thương mại nào. Một số ngân hàng như Vietcombank, ACB, MB, và VPBank còn hỗ trợ mở tài khoản số đẹp miễn phí cho các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thành lập công ty và dịch vụ kế toán tại Vina
Lời kết
Trên đây là các thông tin liên quan đến tài khoản ngân hàng của công ty và doanh nghiệp theo các Thông tư, Nghị định mới nhất. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ về việc đăng ký thành lập công ty, cũng như các nghiệp vụ kế toán và thuế, hãy liên hệ ngay qua hotline 0788555247 hoặc gmail: info@ketoanvina.vn. Đội ngũ pháp lý của Kế toán Vina sẽ tư vấn chi tiết và tận tình.