Khi doanh nghiệp thay đổi số điện thoại chính, việc cập nhật thông tin này trên Giấy phép kinh doanh là cần thiết để đảm bảo tuân thủ yêu cầu pháp luật. Để thực hiện đúng quy trình, bạn hãy chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết và làm theo hướng dẫn mà Kế toán Vina đã đề cập trong bài viết dưới đây.
Các trường hợp thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh
Khi hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp trở nên đa dạng và phức tạp, việc cập nhật thông tin liên lạc là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả và tính minh bạch trong quản lý. Dưới đây là những trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp nên xem xét khi thực hiện thay đổi số điện thoại trên Giấy phép kinh doanh.
Trường hợp được phép thay đổi số điện thoại
Doanh nghiệp thường cần thay đổi số điện thoại khi:
- Thay đổi địa chỉ công ty hoặc số điện thoại: Khi có sự thay đổi trong thông tin liên lạc.
- Mở rộng kinh doanh: Cần cập nhật thông tin để phản ánh đầy đủ sự phát triển.
- Thay đổi người đại diện pháp luật hoặc đội ngũ quản lý: Khi có sự thay đổi trong cơ cấu lãnh đạo.
- Số điện thoại không chính xác: Khi cơ quan chức năng, đối tác, hoặc khách hàng gặp khó khăn trong việc liên hệ.
- Yêu cầu từ cơ quan chức năng: Khi cần tuân thủ các quy định mới được ban hành.
Ngoài ra, theo Khoản 2 Điều 65 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tiếp tục đăng ký và thông báo thay đổi số điện thoại trong các trường hợp sau:
- Khắc phục vi phạm: Doanh nghiệp đã thực hiện yêu cầu của Phòng Đăng ký kinh doanh và được chấp nhận.
- Giải thể: Doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể và cần hoàn tất hồ sơ với văn bản giải trình hợp lệ.
- Chấp thuận từ tổ chức, cá nhân: Có văn bản đồng ý cho phép thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Trạng thái hoạt động: Doanh nghiệp đã chuyển về trạng thái “Đang hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký”.
Trường hợp không được phép thay đổi số điện thoại
Theo Khoản 1 Điều 65 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, các trường hợp doanh nghiệp không được đăng ký và thông báo thay đổi số điện thoại bao gồm:
- Thông báo vi phạm: Doanh nghiệp đã nhận thông báo vi phạm hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký.
- Giải thể theo quyết định: Doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể.
- Yêu cầu từ cơ quan chức năng: Theo yêu cầu của Tòa án, Cơ quan thi hành án, hoặc các cơ quan điều tra liên quan.
- Không còn hoạt động: Doanh nghiệp đang trong tình trạng pháp lý “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký.”
Việc nắm rõ những quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao tiếp và hợp tác trong kinh doanh.
Hồ sơ thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 8 của Luật Doanh nghiệp 2020 (số 59/2020/QH14), doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai chính xác và đầy đủ tất cả nội dung đăng ký trên Giấy phép kinh doanh, bao gồm cả thông tin liên lạc. Nếu bạn cần bổ sung hoặc cập nhật số điện thoại, hãy gửi hồ sơ thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Thông báo bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp: Sử dụng mẫu tại Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT. Bạn cần điền đầy đủ và chính xác thông tin liên quan đến việc thay đổi số điện thoại và lấy chữ ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật của công ty trên mẫu thông báo.
Văn bản ủy quyền: Nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục, bạn cần kèm theo giấy ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức theo quy định tại Khoản 1,2 Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Lưu ý rằng giấy ủy quyền không yêu cầu công chứng, nhưng cần xác định rõ người được ủy quyền và mục đích ủy quyền.
Bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền: Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bạn cần chuẩn bị:
- Đối với công dân Việt Nam: Bản sao hợp lệ của Thẻ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Bản sao hợp lệ của Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Thủ tục thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh
Quy trình thay đổi số điện thoại trên Giấy phép kinh doanh hiện nay khá đơn giản. Thủ tục này đã được quy định rõ ràng tại Khoản 2 Điều 63 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Bạn chỉ cần thực hiện bốn bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Trước tiên, hãy chuẩn bị một bộ hồ sơ để thay đổi số điện thoại trên Giấy phép đăng ký kinh doanh. Bộ hồ sơ này cần bao gồm các giấy tờ pháp lý theo yêu cầu đã nêu ở mục trước.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Tiếp theo, bạn có hai phương thức để nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp: Đến bộ phận một cửa của Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư (KH-ĐT) tại tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Tại đây, bạn sẽ được nhân viên hướng dẫn chi tiết và giải đáp mọi thắc mắc.
- Nộp trực tuyến: Gửi hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại đây. Bạn có thể đăng nhập sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Phương thức này giúp tiết kiệm thời gian và công sức, cho phép bạn thực hiện thủ tục từ bất cứ đâu và vào bất kỳ lúc nào. Đặc biệt, tại các thành phố lớn như Hồ Chí Minh và Hà Nội, quy trình làm thủ tục hành chính online đang được thí điểm nhằm phục vụ cho quá trình chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 – 2025.
Bước 3: Xử lý hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy biên nhận và tiến hành đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ. Thời gian xử lý sẽ là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản để bạn chỉnh sửa và nộp lại. Thời gian giải quyết sẽ tính từ ngày bạn bổ sung hồ sơ.
Bước 4: Nhận kết quả
Khi hồ sơ được chấp thuận, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện thay đổi nội dung và trả Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho bạn tại bộ phận một cửa theo đúng thời gian ghi trên Giấy biên nhận.
Cuối cùng, thông tin thay đổi sẽ được cập nhật và công bố trên Cổng thông tin điện tử Quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo thay đổi.
Quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì thông tin chính xác mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.
Một số trường hợp không được thay đổi số điện thoại trong giấy phép kinh doanh
Không được thực hiện thay đổi
Trong khi việc cập nhật thông tin trên Giấy phép kinh doanh là rất quan trọng, có một số tình huống mà doanh nghiệp không được phép thay đổi số điện thoại:
- Yêu cầu thu hồi giấy phép: Doanh nghiệp bị Phòng đăng ký kinh doanh, tòa án hoặc các cơ quan chức năng yêu cầu thu hồi Giấy phép đăng ký kinh doanh do vi phạm các quy định trong hoạt động kinh doanh.
- Doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể: Khi doanh nghiệp đang thực hiện thủ tục giải thể, việc thay đổi thông tin liên lạc là không được phép.
- Ngừng hoạt động: Doanh nghiệp đã không còn hoạt động tại địa phương đã đăng ký kinh doanh.
Được phép thực hiện thay đổi
Ngược lại, doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi số điện thoại trên Giấy phép kinh doanh trong những trường hợp sau:
- Khắc phục vi phạm: Doanh nghiệp đã tiến hành khắc phục các vi phạm và nhận được quyết định thu hồi giấy phép từ các cơ quan chức năng.
- Thay đổi để phục vụ giải thể: Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin trong Giấy phép kinh doanh để phục vụ cho quyết định giải thể, kèm theo văn bản giải trình về lý do thay đổi.
- Văn bản chấp thuận: Có sự đồng ý bằng văn bản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cho phép doanh nghiệp tiếp tục thay đổi nội dung đăng ký trên Giấy phép kinh doanh.
- Chuyển trạng thái hoạt động: Doanh nghiệp đã chuyển từ tình trạng “ngưng hoạt động kinh doanh tại địa điểm đăng ký” sang “đang hoạt động kinh doanh”.
Lời kết
Trên đây là quy trình, thủ tục và các trường hợp liên quan đến việc thay đổi số điện thoại trên Giấy phép kinh doanh mà Kế toán Vina muốn chia sẻ với doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về việc cập nhật thông tin doanh nghiệp hoặc cần hỗ trợ tư vấn về thành lập doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ qua hotline 0788555247 hoặc gmail: info@ketoanvina.vn. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn một cách tận tình và chu đáo nhất!